¿Es seguro pegar datos en una IA en el trabajo? Los niveles para ChatGPT, Gemini y Claude

¿Es seguro pegar datos de tu trabajo en una IA?

Depende de qué pegas o subes y de en qué nivel estás. Proteger tus datos al usar una IA en el trabajo no es un interruptor: son niveles, y los dos primeros los puedes subir hoy desde tu propia cuenta.

Antes de cualquier nivel va la política de tu empresa. Si no permite usar una IA, no pegas ni subes nada con datos de nadie, y ningún ajuste de esta guía cambia eso.

Nivel	Qué haces	Quién lo hace	Qué riesgo baja
1	Apagas el entrenamiento en tu cuenta personal	Tú, hoy	Que tus chats nuevos se usen para mejorar o entrenar los modelos
2	Limpias el archivo en un chat temporal o incógnito y trabajas en tu chat de siempre solo con la versión limpia	Tú, hoy, cada vez que subes algo	Que los nombres y los correos de tus clientes lleguen al chat que usas todos los días
3	Usas la cuenta de trabajo que contrató tu empresa	Tu empresa	Que tu contenido se use para entrenar, por defecto; además, la cuenta la administra tu empresa y no tú
4	El área de TI, que en muchas empresas se llama sistemas, instala el modelo en la nube de tu empresa	El área de TI	Esta guía no lo desarrolla

Ningún nivel protege de todo. Cada uno baja un riesgo concreto y deja otro, y en cada sección está cuál.

¿Qué sí y qué no puedes pegar en una IA?

Depende del dato. Lo rojo no se pega nunca, lo amarillo se limpia antes de trabajar con él y lo verde se pega, siempre dentro de lo que permita tu empresa. Es el semáforo que propone esta guía, y aplica en todos los niveles.

Color	Qué hacer	Ejemplos
Rojo	No se pega ni se sube, tampoco a un chat temporal	Contraseñas, números de tarjeta o de cuenta, identificaciones, datos de salud y cualquier archivo que tu empresa marque como confidencial
Amarillo	Se limpia antes de trabajar con él, y a tu chat de siempre solo entra la versión limpia	Nombres de personas y de empresas, correos, teléfonos y direcciones de tus clientes, proveedores y compañeros
Verde	Se pega	Tu propio texto sin datos de nadie, plantillas, preguntas generales y archivos que ya limpiaste y revisaste

El semáforo es un criterio práctico de esta guía, no una norma ni asesoría legal. En México, las empresas privadas que usan datos personales se rigen por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada el 20 de marzo de 2025. Qué significa eso en tu empresa lo decide su área legal o de privacidad.

¿Cómo apagas el entrenamiento en ChatGPT, Gemini y Claude?

Es el nivel 1, y se hace con un interruptor en la configuración de tu cuenta personal de cada herramienta. Las rutas y los nombres de abajo son los de las páginas de ayuda en inglés al 12 de octubre de 2026. Si tu app está en español, los nombres cambian, y esta guía todavía no los verificó.

ChatGPT

Dónde está: en la web, abre el menú de tu cuenta y entra a Settings, Data controls, «Improve the model for everyone». También está en la app de iOS y de Android.

Qué cambia: como dice su nombre, es el ajuste que decide si lo que escribes se usa para mejorar el modelo.

Qué no cambia: apagarlo no borra los chats que ya tienes guardados ni cambia lo que ya está archivado.

Gemini

Dónde está: en la actividad de Gemini Apps, en myactivity.google.com/product/gemini. El interruptor se llama «Keep Activity».

Qué cambia: con Keep Activity encendido, Google usa tu actividad para desarrollar y mejorar sus servicios, incluido entrenar sus modelos de IA generativa, y una parte de los chats la revisan personas. Con Keep Activity apagado, tus chats nuevos no se usan para entrenar los modelos de Google, salvo que envíes feedback, ni se revisan para mejorar sus servicios.

Qué no cambia: aun apagado, Google guarda tus chats 72 horas para responderte, procesar feedback y proteger a Google y a sus usuarios, y en eso pueden ayudar revisores humanos. Apagarlo o borrar tu actividad no borra los chats que ya revisaron, porque esos se separan de tu cuenta y se guardan hasta 3 años.

Claude

Dónde está: en los planes Free, Pro y Max, en Settings, Privacy, «Help improve our AI models». En el celular, la misma ruta desde tu nombre.

Qué cambia: apagado, tus chats y sesiones de código nuevos dejan de usarse para entrenar modelos futuros.

Qué no cambia: lo que ya entró a un entrenamiento que ya empezó sigue ahí, y las conversaciones que marcan los sistemas de seguridad pueden usarse igual para temas de seguridad. Cuánto guarda Claude los chats de una cuenta personal no está verificado en esta guía.

Apagar el entrenamiento no hace que lo que subes se quede en tu computadora. Lo que mandas sigue llegando a la empresa de la herramienta, y Gemini, por ejemplo, lo guarda 72 horas aunque lo apagues. Por eso existe el nivel 2.

¿Cómo subes un Excel con datos de tu empresa sin sus nombres?

Primero limpias el archivo en un chat temporal (en Claude se llama chat incógnito) y después trabajas con la versión limpia en tu chat de siempre. Así, el chat que usas todos los días, el que guarda tu historial, nunca recibe los nombres ni los correos de las personas y empresas que vienen en tu Excel.

Qué hace el chat temporal, y qué no

En ChatGPT, los chats temporales no aparecen en tu historial, no crean memoria y no se usan para mejorar los modelos de OpenAI. Una página de ayuda de OpenAI dice que pueden guardarse hasta 30 días por seguridad; una página más vieja lo describe distinto, así que tómalo con esa cautela.

En Gemini, los chats temporales tampoco se usan para entrenar ni para mejorar sus servicios con revisores.

En Claude, la opción es el chat incógnito («incognito chat» en la ayuda en inglés; el nombre en tu app en español no está verificado), y cuenta igual que el chat temporal de las otras dos. Los chats incógnito no se guardan en tu historial ni en la memoria, no se usan para entrenar y están en todos los planes. Aun así, Anthropic los conserva 30 días por defecto, aunque no salgan en tu historial; en Team y Enterprise son 30 días por seguridad, o más si así lo marca la política de retención de tu organización. Solo puedes abrirlos fuera de los proyectos.

Hay algo que el chat temporal no evita. Cuando subes el archivo original, el chat temporal sí lo recibe completo, con nombres y correos. Lo que cambia es que ese chat no se usa para entrenar y, en ChatGPT y en Claude, no queda en tu historial. Por eso lo rojo del semáforo no entra ni ahí.

El paso a paso con el Excel de ejemplo

Supón que tienes que armar el reporte mensual y quieres que la IA te ayude con las cuentas. Esta guía lo hace con un Excel de ejemplo como el que alimenta un reporte mensual, con datos de clientes, montos y notas: 24 registros de 6 clientes. Sus columnas son No. cliente, Cliente, Correo de facturación, Folio, Fecha, Concepto, Monto (MXN), Estatus y Notas. En la columna Notas, como pasa en los archivos de verdad, hay nombres de personas y de empresas escritos a mano, y hasta un correo.

Descarga el Excel de ejemplo del reporte mensual (.xlsx). Los clientes, las personas, los correos y los montos son inventados, y los correos usan el dominio .example, que no es de nadie.

1. Abre un chat temporal en ChatGPT o en Gemini, o un chat incógnito en Claude, fuera de cualquier proyecto. Lo haces ahí porque ese chat recibe el archivo con nombres, y es el que no se usa para entrenar.Tú
2. Sube el Excel y pega la instrucción de limpieza que está abajo. Si la herramienta no te deja subir el archivo en el chat temporal o incógnito, copia las celdas y pégalas, porque esta guía no verificó que cada herramienta acepte un archivo ahí.Tú
3. La IA te devuelve la tabla sin nombres de personas ni de empresas y sin correos, también dentro de las notas, y con el número de cliente intacto para que todavía puedas distinguir a un cliente de otro.La IA
4. Revisa tú la tabla limpia antes de usarla. Cópiala a una hoja nueva y busca cada nombre de tu lista y la arroba de los correos: tiene que dar cero resultados, porque cualquier nombre que quede se va a ir a tu chat de siempre. Después suma la columna de montos y compárala con la suma de tu Excel original, para asegurarte de que la limpieza no cambió ninguna cifra.Tú
5. Abre un chat nuevo de los de siempre, pega la tabla limpia y haz ahí tus preguntas de verdad. Así ese chat, con su historial, solo ve datos limpios.Tú
6. La IA contesta y te muestra cómo calculó cada respuesta.La IA
7. Compara cada respuesta con la suma de tu propio Excel antes de usarla, porque la IA puede equivocarse con los totales y el número que llega a tu jefe es tu responsabilidad.Tú

Esta es la instrucción de limpieza, para el chat temporal:

Te subo un Excel con los datos de mi reporte mensual. Devuélvemelo como tabla, con las mismas filas y en el mismo orden. Quita las columnas Cliente y Correo de facturación. En la columna Notas, quita todo nombre de persona, todo nombre de empresa y todo correo, y escribe [quitado] en su lugar. Deja sin cambios el No. cliente, el folio, la fecha, el concepto, el monto y el estatus. No calcules nada todavía.

En el archivo de ejemplo, la lista que buscas en la tabla limpia es esta. Si aparece cualquiera, la limpieza no terminó:

• Los 6 clientes: Laboratorios Mirador, Consorcio Alba Norte, Industrias Quelite, Grupo Cantera Verde, Textiles Zafiro y Comercializadora Pinar.
• Las 6 personas de contacto: Laura Mena, Héctor Valdés, Sofía Arce, Iván Roca, Daniela Pons y Mauricio Leal.
• La razón social de una nota: Alba Norte Holding.
• Los 6 correos, que encuentras buscando la arroba.

Y esta es la instrucción para tu chat de siempre, ya con la tabla limpia:

Con esta tabla, ayúdame con mi reporte mensual:
1. ¿Cuál es el monto total?
2. ¿Qué mes pesó más y con cuánto?
3. ¿Cuánto está vencido?
4. ¿Qué concepto pesa más?
5. ¿Qué número de cliente suma más?
Muéstrame cómo calculaste cada respuesta.

Esto es lo que debe salir, calculado sobre el mismo archivo. Si la IA te da otra cifra, pídele el detalle de esa suma y compáralo con tu Excel.

Pregunta del reporte	Respuesta del archivo de ejemplo
Monto total	$1,596,840
Mes que pesó más	Marzo de 2026, con $312,840
Monto vencido	$209,000
Concepto que pesa más	Auditoría interna, con $486,000
No. cliente que suma más	El 1002, con $396,340

Ninguna de las cinco preguntas necesita un nombre. Si quieres saber quién es el cliente 1002, lo buscas tú en tu Excel original, no en la IA.

Cuándo conviene borrar las columnas tú

Si tu archivo tiene pocas columnas con nombres y correos, y ninguna nota escrita a mano, borrarlas tú es más seguro, porque así nada con nombres sale de tu computadora. Haz una copia, borra esas columnas (bórralas, no las ocultes) y sube la copia directo a tu chat de siempre. El chat temporal te ayuda cuando los nombres andan regados en notas o comentarios y limpiarlos a mano sería revisar celda por celda.

¿Qué más identifica a alguien aunque quites el nombre?

Cualquier dato que, junto con otros, permita saber de quién hablas: un monto poco común, una fecha, el nombre de un proyecto, el número de cliente cuando alguien más lo puede cruzar con otro listado, y la ciudad cuando solo hay una sucursal.

En el Excel de ejemplo, aun después de la limpieza, el registro de $187,340 del 9 de marzo de 2026 por «Proyecto Colibrí» le dice a un compañero de qué cliente se trata. La instrucción de limpieza no lo toca, porque no es un nombre de persona ni de empresa. Si tu pregunta no necesita esa fila o ese concepto, cámbialo por algo genérico o quítalo de la tabla limpia. Y el número de cliente solo sirve para distinguir clientes si nadie fuera de tu empresa tiene la lista que lo une con un nombre.

Antes de pegar la tabla limpia en tu chat de siempre, léela como la leería un compañero que no conoce esos datos. Si con lo que queda puede saber de quién hablas, todavía falta quitar algo.

¿Qué cambia si usas la cuenta de trabajo de tu empresa?

Cambia quién decide sobre tus datos. Con tu cuenta personal decides tú; con la cuenta de trabajo decide tu empresa, con sus administradores. Es el nivel 3, y lo sube tu empresa, no tú.

Herramienta	Cuentas de trabajo	Qué dice su ayuda	Lo que no resuelve
ChatGPT	Business, Enterprise y Edu	Su contenido no se usa para entrenar por defecto	«Por defecto» no es una garantía contra todo uso, y cuánto se guarda depende del plan y de los administradores
Gemini	Cuenta de Google Workspace de una organización	Google no usa el contenido de la organización para entrenar sus modelos generativos fuera del dominio sin permiso	Las cuentas personales siguen las reglas de Gemini Apps, y cuánto se guarda varía según lo que configure el administrador
Claude	Team y Enterprise	Por defecto, Anthropic no usa los chats ni las sesiones de código para entrenar	Las excepciones son el feedback o el reporte de un error que alguien manda (por ejemplo, con el pulgar arriba o abajo) y que la organización elija permitirlo

Cuánto guarda cada herramienta en una cuenta de trabajo no está verificado en esta guía, y quien lo sabe es el área de TI de tu empresa. Pregúntale qué cuenta está aprobada y usa esa. Con la cuenta de trabajo el semáforo sigue aplicando, y la política de tu empresa sigue mandando.

Si en tu empresa quieren usar la IA sin tantos pasos a mano y sin salirse de sus propias reglas, eso ya no lo resuelves tú desde tu cuenta. Le toca al área de TI, y es el nivel 4.

¿Qué hay después de la cuenta de trabajo?

Hay un nivel más profesional, que no depende de ti: el área de TI instala el modelo en la nube de tu empresa. Esta guía no lo desarrolla ni dice qué protege. Si tu empresa lo tiene, quien te dice cómo usarlo es esa área.

¿Qué hago si mi empresa no permite usar una IA?

Si tu empresa no permite una IA, no pegas ni subes nada con datos de nadie, ni siquiera a un chat temporal para limpiarlo, ni en una cuenta con el entrenamiento apagado. La política manda sobre cualquier nivel de esta guía. Pregunta a tu jefe o al área de TI qué herramienta y qué cuenta están aprobadas, y pide la respuesta por escrito antes de subir datos de clientes.

Mientras tanto, lo que está en verde del semáforo (tu propio texto sin datos de nadie, plantillas y preguntas generales) es lo que menos riesgo tiene, siempre que la política de tu empresa permita usar la herramienta.

¿Qué no hace cada nivel?

Nivel	Qué baja	Qué no hace
1. Apagar el entrenamiento	Que tus chats nuevos se usen para mejorar o entrenar los modelos	No borra lo que ya pegaste ni lo que ya se revisó o entró a un entrenamiento. Lo que subes sigue llegando a la herramienta
2. Limpiar en un chat temporal o incógnito	Que los nombres y los correos lleguen a tu chat de siempre	El chat temporal o incógnito sí recibe el archivo original, y puede conservarlo un tiempo. La IA puede dejar un nombre o cambiar una cifra al limpiar, y por eso revisas la lista y los totales. Y quitar los nombres no vuelve anónimo el archivo
3. Cuenta de trabajo	Que tu contenido se use para entrenar por defecto	No es una garantía contra todo uso, y no decide por ti qué se sube
4. Modelo en la nube de tu empresa	Esta guía no lo desarrolla	Esta guía no afirma qué protege

Ninguno revisa por ti. La respuesta la lees tú, la compruebas tú y la usas tú. Y ninguno sustituye la política de tu empresa ni una asesoría legal.

Preguntas frecuentes

¿Puedo subir el Excel completo?

Al chat temporal o incógnito, sí, si tu empresa lo permite y el archivo no trae nada en rojo del semáforo, porque ahí lo subes justo para limpiarlo. A tu chat de siempre no: ahí solo entra la tabla limpia y revisada.

¿Por qué no hago las preguntas en el mismo chat temporal o incógnito?

Podrías, y esta guía no dice que sea peligroso. Las separa por dos razones. La primera es que así revisas la tabla limpia antes de cualquier pregunta, y la segunda es que el chat que usas todos los días, con su historial, nunca recibe un nombre.

¿Qué hago si necesito saber qué cliente es?

Usa el número de cliente en la IA y busca el nombre tú en tu Excel original. Si la IA te dice que el cliente 1002 es el que suma más, el nombre lo pones tú, en tu computadora.

¿Apagar el entrenamiento borra lo que ya pegué?

No. En ChatGPT, apagarlo no borra tus chats guardados. En Gemini, los chats que ya revisaron se guardan hasta 3 años aunque lo apagues. En Claude, lo que ya entró a un entrenamiento que ya empezó sigue ahí.

¿Cuál es más segura: ChatGPT, Gemini o Claude?

Esta guía no las ordena. Tu riesgo depende sobre todo del nivel en que estás y de la cuenta que usas. Con las tres puedes subir hoy el nivel 1 y el nivel 2.

¿El chat incógnito de Claude sirve igual que el chat temporal?

Sí, para esta guía cuenta igual. No se guarda en tu historial ni en la memoria, no se usa para entrenar y está en todos los planes. Ten en cuenta dos cosas: Anthropic lo conserva 30 días por defecto aunque no lo veas en tu historial, y solo puedes abrirlo fuera de los proyectos.

¿Y si ya subí algo que no debía?

Avísale cuanto antes a quien lleva la política de datos de tu empresa o a tu jefe. Esa decisión no es tuya ni de la IA.

¿Quitar los nombres vuelve anónimo el archivo?

No. Quitar el nombre y el correo no vuelve anónimo un archivo si lo demás sigue identificando a alguien. Por eso la guía pide revisar los montos poco comunes, las fechas, los nombres de proyecto y quién más puede cruzar el número de cliente.

Fuentes